van frustrerend naar excellerend

Uitlijnen in Excel en waarom je dit nooit moet doen

Uitlijnen in Excel en waarom je dit nooit moet doen en die ene uitzondering hierop. Daar gaat dit artikel over en wanneer je het helemaal hebt gelezen, zul je het begrijpen en toepassen in je dagelijkse praktijk.

Met regelmaat van de klok zie ik dus in Excel bestanden die mij worden toegestuurd dat de inhoud van een cel (of meerdere cellen) is uitgelijnd. Dat is vervelend want ik kan dan niet meer zien of een getal tekst is of daadwerkelijk een getal.

Soorten data in Excel

Excel kent drie verschillende soorten data:

  1. Getallen
  2. Tekst en
  3. Logische waarden (WAAR of ONWAAR)

Tijden en datums zijn getallen

 


Wees je ervan bewust dat tijden en datums ook getallen zijn!

 

De standaarduitlijning

Getallen worden altijd rechts uitgelijnd, tekst wordt altijd links uitgelijnd en logische waarden zijn altijd gecentreerd.

Overigens geldt voor foutmeldingen dat deze ook gecentreerd zijn, echter dit is geen aparte soort date en gemakkelijk te herkennen.

Uitlijnen in Excel

De standaard uitlijning in Excel

 

 

 

 

 

Je begrijpt nu dus ook dat wanneer je getallen links gaat uitlijnen, je niet meer zeker weet of een getal nu ook echt een getal is of dat het een stukje tekst is. Maar niet alleen de herkenning ervan gaat verloren. Ook zal het oplossen van bijvoorbeeld een foutmelding in een formule langer duren.

Importeren vanuit andere programma’s

Wanneer je bijvoorbeeld uit een salarissysteem de personeelsnummers exporteert naar Excel dan zal Excel in 9 van de 10 gevallen de personeelsnummers niet herkennen als een getal maar als tekst.

Op basis van de hiervoor genoemde standaarden, zijn dus de geïmporteerde gegevens links uitgelijnd (tekst) en jouw eigen gegevens rechts uitgelijnd (getallen). En wanneer je de geïmporteerde gegevens dan wilt ‘matchen’ met een bestand die je zelf in Excel hebt aangemaakt met bijvoorbeeld de functie VERT.ZOEKEN, dan zal er een foutmelding optreden waaruit blijkt dat de gezochte waarde niet kan worden gevonden.

Puur en alleen maar omdat jouw personeelsnummers echte getallen zijn en de geïmporteerde gegevens (waaronder het personeelsnummer) uit het salarissysteem niet herkend worden als getallen.

Functie VERT.ZOEKEN met foutmelding

De functie VERT.ZOEKEN met een foutmelding vanwege zoeken op basis van een getal in een bereik met zogenaamde tekstgetallen

 

 

 

 

 

 

Echter omdat je direct aan de uitlijning kunt herkennen dat jouw zoekwaarde een getal is (rechts uitgelijnd) en het bereik waarin gezocht wordt tekst is (links uitgelijnd), is de oorzaak én oplossing (waarschijnlijk) heel snel gevonden (in dit geval moet je van de zogenaamde tekstgetallen echte getallen maken).

Hoe je dat doet kun je in deze video bekijken waar ik uitgebreid aandacht besteed aan het omzetten van tekstgetallen naar echte getallen.

Maar wanneer je nu eerst in je eigen bestand de getallen links had uitgelijnd, is deze herkenning verdwenen en zul je veel langer bezig zijn om erachter te komen wat de oorzaak van een foutmelding is waarbij opgemerkt dat er meerdere wegen naar Rome leiden om de fout te ontdekken.

Foutmelding in formule met getallen links uitgelijnd

In de eigen lijst zijn de getallen handmatig links uitgelijnd. Zie je het verschil met de vorige afbeelding waar de getallen uit de eigen lijst onaangeroerd zijn gebleven? Er is nu visueel geen enkele verschil meer tussen de geïmporteerde getallen en onze eigen getallen.

 

 

 

De uitzondering

Mag je dan nooit uitlijnen? De meningen zullen hierover verschillen maar mijn mening is: “Ja, dit mag, echter alleen op het werkblad met de output. Je moet er dus rekening mee houden dat dit alleen opgaat wanneer je de berekeningen scheidt van de resultaten (het zogenaamde modelleren in Excel).

Een goed rekenmodel bestaat namelijk uit verschillende werkbladen omdat je te maken hebt met input, variabelen, constanten, berekeningen, controles etc. en uiteindelijk de output.

En omdat de output bedoeld is om de resultaten van je rekenmodel te laten zien, is dit het enige werkblad waarop je tekst, getallen etc. – naar mijn mening – mag uitlijnen voor bijvoorbeeld jouw leidinggevende, je presentatie of het management.

Wil je leren hoe je een goed rekenmodel opbouwt? Neem gerust contact met mij op. Ik kan je hierover alles leren.

Ondertekening ExcelXL.nl